การประชุมเริ่มต้นซึ่งเป็นเสาหลักของการสื่อสารในโครงการของคุณ
เมื่อคุณได้รับแต่งตั้งให้เป็นผู้อำนวยการโครงการหนึ่งในปฏิสัมพันธ์แรก ๆ กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของโครงการของคุณ (ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย) คือการประชุมเริ่มต้นซึ่งรู้จักกันดีในชื่อการประชุมแบบเริ่มต้น เราสามารถกำหนดการประชุมนี้เป็นการประชุมระหว่างผู้รับผิดชอบ บริษัท ที่ดำเนินโครงการและลูกค้าเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับโครงการใหม่และจุดเริ่มต้นของการประชุมอย่างเป็นทางการ
คุณให้ความสำคัญกับการประชุมนี้จริง ๆ หรือเป็นเพียงหนึ่งในการประชุมทั้งหมดที่คุณจะมีตลอดระยะเวลาของโครงการ
การประชุมเริ่มต้นเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากในการอำนวยความสะดวกในการสื่อสารในโครงการของคุณ
นอกเหนือจากการสร้างการเริ่มต้นอย่างเป็นทางการแล้วยังเป็นจุดนัดพบที่สมบูรณ์แบบระหว่างลูกค้าและ บริษัท ผู้ให้บริการซึ่งจะต้องสร้างเสาหลักที่จะนำทางโครงการของคุณ แม้ว่าจะไม่รับประกันความสำเร็จ แต่ก็มีความเป็นไปได้สูงที่การประชุมเริ่มต้นที่ไม่ดีจะเป็นข้อบ่งชี้สำหรับโครงการที่มีปัญหา: การสิ้นสุดโครงการใด ๆ ที่ประสบความสำเร็จจะเริ่มต้นด้วยการเริ่มต้นที่ดี
ประเด็นที่เกี่ยวข้องบางประการที่คุณควรคำนึงถึงเมื่อพิจารณาการประชุมเริ่มต้น ได้แก่:
1. มีการประชุมแบบตัวต่อตัว
เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ให้พยายามเริ่มการประชุมด้วยตนเองหรืออย่างน้อยที่สุดก็ผ่านการประชุมทางวิดีโอ การสื่อสารแบบไม่ใช้คำพูดเป็นเครื่องมือที่ดีในการทำความเข้าใจคู่สนทนาของเราและความสามารถในการติดต่อด้วยภาพกับผู้แสดงหลักของโครงการจะช่วยให้คุณเข้าใจความคาดหวังของพวกเขา
2. เตรียมการประชุมให้ดี
ในระหว่างการเตรียมการเป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดที่คุณมีเพื่อแก้ไขคำถามต่อไปนี้:
3. ในระหว่างการประชุม
แม้ว่าคุณในฐานะผู้จัดการโครงการจะเป็นผู้นำในการนำเสนอประเด็นหลัก แต่อย่าปล่อยให้เป็นการประชุมแบบปิด คุณต้องเปิดการอภิปรายกับผู้เข้าร่วมที่เหลือในประเด็นที่เกี่ยวข้อง วัตถุประสงค์คือคุณสามารถทราบความคาดหวังของพวกเขาโดยตรงความกังวลหลักของพวกเขาและเหนือสิ่งอื่นใดคือลดหรืออย่างน้อยก็ลดความไม่แน่นอนที่อาจมีอยู่ให้น้อยที่สุด
หัวข้อที่คุณจะต้องจัดการอย่างน้อยที่สุด ได้แก่:
- คุณต้องแสดงวัตถุประสงค์และพันธกิจของโครงการและขอบเขตของโครงการนำเสนอปฏิทินทั่วโลก (ไม่จำเป็นต้องมีรายละเอียด) พร้อมกับเหตุการณ์สำคัญและสิ่งที่ส่งมอบที่จะเกิดขึ้นแสดงความเสี่ยงที่คุณได้ระบุไว้แล้วและคุณสามารถเปิดการอภิปรายสั้น ๆ เกี่ยวกับ หากพบว่ามีความเสี่ยงอื่น ๆ เป็นเวลาที่ดีที่พวกเขาจะแนะนำทีมโครงการว่ามีบทบาทและความรับผิดชอบอย่างไรกำหนดขั้นตอนต่อไป
4. หลังการประชุม
การประชุมเริ่มต้นไม่สิ้นสุดเมื่อสิ้นสุดการประชุม คุณต้องระบุคำมั่นสัญญาและงานที่ทุกฝ่าย (ลูกค้าและซัพพลายเออร์) กำหนดให้ชัดเจนรวมทั้งผู้ที่รับผิดชอบในการดำเนินการของตน นี่คือองค์ประกอบพื้นฐานที่จะนำไปสู่การปฏิบัติหลังจากการประชุมคิกออฟของคุณ
5. ประชุมติดตามโครงการ
เป็นการประชุมเป็นระยะโดยผู้ที่มีส่วนร่วมในการดำเนินโครงการในขณะนั้นเข้าร่วม ความถี่ของการประชุมเหล่านี้มักจะกำหนดตามระยะเวลาทั้งหมดของโครงการเพื่อให้เกิดความสมดุลระหว่างการควบคุมที่ถูกต้องและความพยายามที่ทุ่มเท
