คู่มือการบริหารเป็นเครื่องมือสำคัญ

คู่มือการบริหารคือบันทึกข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งสามารถใช้เพื่อเป็นแนวทางในการทำงานของพนักงานวันที่ใช้งานของพวกเขาจากสงครามโลกครั้งที่สองมีความหลากหลายมีอยู่ทั่วไปและเฉพาะเจาะจงสำหรับแต่ละหน้าที่หรือพื้นที่ของ บริษัท โดยจัดทำผ่านสี่ขั้นตอนและ ให้ข้อได้เปรียบในการฝึกอบรมพนักงานใหม่

บทนำ

ในบทความเบื้องต้นในบทความนี้คุณจะสามารถทราบเกี่ยวกับที่มาของคู่มือการบริหารการใช้งานที่กำหนดให้พวกเขาการปรากฏครั้งแรกที่พวกเขามีเช่นนี้แนวคิดพื้นฐานของคู่มือคืออะไรและคู่มือการดูแลระบบจากมุมมองของ มุมมองของผู้เขียนที่ได้รับการยอมรับในสาขานี้ตลอดจนวัตถุประสงค์ของการสร้างของเขาที่ติดตามในปีก่อน ๆ

คุณจะสามารถศึกษาการจัดประเภทที่มีอยู่ที่แตกต่างกันของคู่มือเหล่านี้ส่วนที่ประกอบขึ้นพร้อมคำอธิบายสั้น ๆ ของแต่ละคู่มือเพื่อทำความเข้าใจให้ดีขึ้นในทำนองเดียวกันคุณจะสามารถวิเคราะห์ข้อดีและความสำคัญของการมีคู่มือการบริหารในองค์กรได้ไม่ใช่ โดยไม่ทราบก่อนถึงขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามสำหรับการทำอย่างละเอียดถี่ถ้วนด้วยวิธีการที่พิถีพิถันด้วยมือในการทำความเข้าใจข้อมูล

สิ่งนี้ทำขึ้นโดยมีจุดประสงค์เพื่อให้คุณในฐานะผู้อ่านสามารถเขียนเอกสารที่จะสนับสนุนคุณในการบริหารงานบุคคลหลีกเลี่ยงความไม่มีประสิทธิภาพในการผลิตความซ้ำซ้อนในกิจกรรมและหน้าที่ที่ บริษัท ของคุณดำเนินการตลอดจนพนักงานของคุณมี ความเข้าใจอย่างเพียงพอเกี่ยวกับแผนโดยรวมและบทบาทของตนเองในองค์กร

ในบทความนี้เราตั้งใจที่จะวิเคราะห์โดยละเอียดว่าอะไรคือข้อดีของการมีคู่มือการบริหารภายใน บริษัท ?

คู่มือการบริหาร

"การใช้คู่มือการบริหาร (ตามบันทึกเก่า) นับตั้งแต่ปีของสงครามโลกครั้งที่สองโดยอาศัยความจริงที่ว่าด้านหน้ามีบุคลากรที่ไม่ได้รับการฝึกฝนในกลยุทธ์สงครามและผ่านสิ่งเหล่านี้ที่พวกเขาได้รับคำสั่งให้ ทหารในกิจกรรมที่พวกเขาควรทำในการรบ… ” (Terry, 1993)

คู่มือคือเอกสารที่บอกคุณทีละขั้นตอนว่าจะดำเนินกิจกรรมอย่างไร แต่แล้วคู่มือการดูแลระบบคืออะไร?ผู้เขียนที่ได้รับการยอมรับในฝ่ายบริหารชี้ให้เห็นว่า“ …เอกสารเหล่านี้เป็นบันทึกข้อมูลและคำแนะนำที่เกี่ยวข้องกับพนักงานเป็นลายลักษณ์อักษรและสามารถใช้เพื่อเป็นแนวทางในการทำงานของพนักงานใน บริษัท ได้” (เทอร์รี่, 2536). ด้วยวิธีนี้เป็นการตอกย้ำสิ่งที่ผู้เขียนกล่าวถึงพวกเขาเป็นเครื่องมือที่สนับสนุนการทำงานของสถาบัน พวกเขาให้ความสำคัญกับข้อมูลที่ครอบคลุมและละเอียดเกี่ยวกับฐานทางกฎหมายลักษณะโครงสร้างอินทรีย์วัตถุประสงค์นโยบายระดับอำนาจความรับผิดชอบหน้าที่และกิจกรรมและสิ่งเหล่านี้สะท้อนให้เห็นถึง บริษัท โดยทั่วไป

ความพยายามครั้งแรกในคู่มือการบริหารอยู่ในรูปแบบของหนังสือเวียนบันทึกคำแนะนำภายใน ฯลฯ โดยวิธีการดำเนินงานขององค์กร ความพยายามเหล่านี้ขาดรายละเอียดทางเทคนิคพวกเขาไม่มีรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าพวกเขาเพียงระบุกลยุทธ์ที่จะดำเนินการในการต่อสู้ แต่พวกเขาสร้างพื้นฐานสำหรับพวกเขา

โมเดลแรกที่สร้างขึ้นเหล่านี้มีข้อบกพร่องทางเทคนิคหลายประการ แต่ไม่ต้องสงสัยเลยว่ามันมีประโยชน์มากสำหรับการฝึกอบรมพนักงานใหม่

ในช่วงหลายปีที่ผ่านมาคู่มือดังกล่าวได้รับการปรับให้เข้ากับความต้องการของแต่ละ บริษัท เพื่อให้มีความกระชับชัดเจนใช้งานได้จริงและมีข้อโต้แย้งที่ดีขึ้นซึ่งสามารถชี้นำคนงานใหม่โดยไม่ตกอยู่ในความซ้ำซ้อนและไร้ประสิทธิภาพในการทำงาน

การจำแนกประเภทของคู่มือการบริหาร

มีคู่มือหลายประเภทประการแรกมีคู่มือที่สอดคล้องกับเนื้อหาเช่นคู่มือในอดีตคู่มือองค์กรซึ่งแบ่งออกเป็นทั่วไปและเฉพาะองค์กรนอกจากนี้ยังได้รับคู่มือนโยบายและคู่มือเนื้อหาหลายรายการ แต่ ในทำนองเดียวกันมีคู่มือสำหรับหน้าที่เฉพาะของพวกเขาเช่นกรณีของคู่มือที่จัดทำขึ้นตามความต้องการของแต่ละแผนกเช่นการซื้อการขายการผลิตการเงินและอื่น ๆ ในลักษณะเดียวกับที่กล่าวถึงคู่มือขั้นตอนการบูรณาการโดย ทั่วไปและเฉพาะมีคู่มือบุคลากรซึ่งเช่นเดียวกับคู่มือก่อนหน้านี้ยังแบ่งออกเป็นบุคลากรทั่วไปและการสรรหาเฉพาะและในที่สุดก็มีคู่มือการตรวจสอบภายในเฉพาะ

ก่อนหน้านี้เป็นภาพรวมเกี่ยวกับวิธีการจัดกลุ่มคู่มือการดูแลระบบและเราจะให้ข้อมูลอ้างอิงสั้น ๆ ว่าแต่ละคู่มือคืออะไร:

คู่มือประวัติศาสตร์มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ข้อมูลทางประวัติศาสตร์เกี่ยวกับสิ่งมีชีวิต: จุดเริ่มต้นการเติบโตความสำเร็จการบริหารงานและตำแหน่งปัจจุบัน

คู่มือองค์กรเป็นเอกสารเชิงบรรทัดฐานที่ช่วยให้ทราบโครงสร้างอินทรีย์ของ บริษัท โดยรวมหรือบางส่วนนอกจากนี้ยังกำหนดเฉพาะหน้าที่ของแต่ละส่วนที่ประกอบเป็นสถาบัน สิ่งเหล่านี้แบ่งออกเป็นสองประเภท:

1. คู่มือการจัดองค์กรทั่วไป (สะท้อนถึงโครงสร้างองค์กรตั้งแต่ระดับแรก) และคู่มือองค์กรเฉพาะ (รวมถึงหน้าที่และความรับผิดชอบของพื้นที่เฉพาะ) ส่วนต่างๆที่คู่มือนี้ควรมี ได้แก่:
   1. หน้าแรกดัชนีการนำเสนอพื้นหลังกรอบทางกฎหมายแอตทริบิวต์โครงสร้างอินทรีย์คำอธิบายของตำแหน่งไดเรกทอรีลายเซ็นของการอนุญาต

คู่มือนโยบายประกอบด้วยคำอธิบายโดยละเอียดของแนวทางที่ต้องปฏิบัติตามในการตัดสินใจเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์

คู่มือการปฏิบัติงานคือเอกสารการบริหารที่ประกอบด้วยชุดของขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกันซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับพื้นที่หรือหน่วยทั้งหมด เป็นแนวทาง (เกี่ยวกับวิธีการทำสิ่งต่าง ๆ) สำหรับพนักงานและมีค่ามากในการแนะนำพวกเขาในกรณีที่เพิ่งเข้ารับการรักษา การนำไปใช้เพิ่มความมั่นใจว่าบุคลากรกำลังใช้ระบบและขั้นตอนที่กำหนดเมื่อปฏิบัติงาน

แนวทางที่คู่มือขั้นตอนควรมี ได้แก่:

• ปกคู่มือเนื้อหาคู่มือคู่มือการอนุมัติทางเทคนิคและการลงทะเบียนคู่มือการปรับปรุงเอกสารแนะนำคู่มือวัตถุประสงค์คู่มือใบปะหน้าดัชนีขั้นตอนวัตถุประสงค์ของขั้นตอนกฎการดำเนินงานคำอธิบายเชิงบรรยายของขั้นตอนแผนภูมิการไหลภาคผนวก (การกรอกแบบฟอร์มหรือคำแนะนำ) อภิธานศัพท์ผู้มีส่วนร่วมในการจัดทำไดเรกทอรีคู่มือ

คู่มือขั้นตอนสามารถเป็นประเภทต่อไปนี้:

• คู่มือทั่วไปของขั้นตอนที่กล่าวถึงขั้นตอนของหน่วยอินทรีย์ทั้งหมดที่ประกอบกันเป็นสิ่งมีชีวิตทางสังคมเพื่อสร้างแนวปฏิบัติที่สม่ำเสมอ และคู่มือกระบวนงานเฉพาะที่ประกอบด้วยการพัฒนาขั้นตอนตามลำดับความสำคัญของพื้นที่เฉพาะเพื่อใช้ประโยชน์จากโอกาสตามธรรมชาติของลำดับขั้นตอนในการทำงานคู่มือแบบหลายเนื้อหาประกอบด้วยการรวมหมวดหมู่ตั้งแต่สองหมวดขึ้นไปซึ่งมีความสัมพันธ์กันในแนวปฏิบัติทางการบริหาร ในสิ่งมีชีวิตขนาดเล็กคู่มือประเภทนี้สามารถเชื่อมโยงแนวคิดเหล่านี้โดยต้องแยกออกเป็นส่วน ๆคู่มือการผลิตครอบคลุมถึงความจำเป็นในการตีความคำแนะนำตามปัญหาในชีวิตประจำวันเพื่อให้บรรลุแนวทางแก้ไขที่ดีที่สุดและรวดเร็วคู่มือการจัดซื้อกำหนดขอบเขตของการซื้อและวิธีการที่จะใช้ที่มีผลต่อกิจกรรมของคุณคู่มือบุคลากรครอบคลุมถึงบุคลากรทั่วไปซึ่งประกอบด้วยชุดของการพิจารณาเพื่อช่วยในการสื่อสารกิจกรรมและนโยบายของผู้บริหารระดับสูงเกี่ยวกับบุคลากรโดยกล่าวถึงด้านต่างๆเช่นการสรรหาและคัดเลือกบุคลากร และคู่มือการสรรหาและคัดเลือกที่เฉพาะเจาะจงหมายถึงส่วนหนึ่งของพื้นที่เฉพาะ (พนักงาน) และมีข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับการสรรหาและการคัดเลือกส่วนบุคคลในองค์กรคู่มือการตรวจสอบภายในเฉพาะจัดกลุ่มแนวทางคำแนะนำสำหรับการประยุกต์ใช้เฉพาะกับกิจกรรมบางประเภท (การตรวจสอบภายในโดยเฉพาะ)

ข้อดีของการมีคู่มือการดูแลระบบภายใน บริษัท

"นายจ้างหลายคนรู้สึกว่าการให้ข้อมูลแก่พนักงานเกี่ยวกับประวัติความเป็นมาของ บริษัท การเริ่มต้นการเติบโตความสำเร็จการบริหารและตำแหน่งปัจจุบันเป็นสิ่งสำคัญ" (เทอร์รี่, 1993)

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้วข้างต้นมีคู่มือประเภทหนึ่งตามความต้องการของ บริษัท เสมอไม่ว่าจะโดยทั่วไปหรือเฉพาะทางอย่างไรก็ตามสิ่งสำคัญมากที่จะต้องมีเพราะช่วยให้เราสามารถแนะนำและให้ข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรแก่พนักงานของเรา รายได้ใหม่ในการดำเนินกิจกรรมตลอดจนหลีกเลี่ยงการขาดประสิทธิภาพ

และข้อดีอะไรบ้างที่ทำให้พวกเขาเป็น บริษัท ? เราจะพูดถึงพวกเขาด้านล่าง:

• พวกเขาบรรลุและรักษาแผนขององค์กรพวกเขาทำให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดมีความเข้าใจอย่างเพียงพอเกี่ยวกับแผนทั่วไปและบทบาทของตนเองใน บริษัท พวกเขาอำนวยความสะดวกในการศึกษาปัญหาขององค์กรพวกเขาจัดระบบการเริ่มต้นการอนุมัติและการเผยแพร่การเปลี่ยนแปลงใน องค์กรกำหนดความรับผิดชอบสำหรับแต่ละตำแหน่งและความสัมพันธ์กับผู้อื่นในองค์กรหลีกเลี่ยงเขตอำนาจศาลและความขัดแย้งในบทบาทชี้แจงแหล่งที่มาของการอนุมัติและระดับของอำนาจในระดับต่างๆข้อมูลเกี่ยวกับบทบาทและตำแหน่งมักเป็นประโยชน์ เป็นพื้นฐานในการประเมินตำแหน่งและเป็นวิธีการตรวจสอบความก้าวหน้าของแต่ละคนเป็นแหล่งข้อมูลถาวรเกี่ยวกับงานที่จะดำเนินการช่วยให้วัตถุประสงค์นโยบายขั้นตอนการทำงานมีประสิทธิผลมาตรฐาน ฯลฯ ทำให้มั่นใจได้ถึงความต่อเนื่องและสอดคล้องกันในขั้นตอนและมาตรฐานเมื่อเวลาผ่านไปเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการฝึกอบรมพนักงานเพิ่มการประสานงานในการปฏิบัติงานทำให้สามารถมอบหมายงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเนื่องจากมีคำแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษร การติดตามผลของหัวหน้างานสามารถถูก จำกัด ให้ควบคุมได้โดยมีข้อยกเว้นพวกเขากำหนดแนวทางและกลไกสำหรับการปฏิบัติงานที่ถูกต้องซึ่งใช้เป็นพื้นฐานในการศึกษาวิธีการและระบบเพื่อให้บรรลุความคล่องตัวทำให้ง่ายขึ้นเป็นอัตโนมัติหรือ การแยกความเข้มข้นของกิจกรรมที่ดำเนินการในการอ้างอิงพวกเขาช่วยในงานตรวจสอบการบริหารเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการฝึกอบรมบุคลากรเพิ่มการประสานงานในการปฏิบัติงานทำให้การมอบหมายงานมีประสิทธิภาพเป็นไปได้เนื่องจากมีคำแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษรการกำกับดูแลของหัวหน้างานจึง จำกัด เฉพาะการควบคุมโดยยกเว้นพวกเขากำหนดแนวทางและกลไกที่ถูกต้อง การดำเนินการของงานที่เฉพาะเจาะจงใช้เป็นพื้นฐานในการดำเนินการศึกษาวิธีการและระบบเพื่อให้บรรลุการปรับปรุงการทำให้เรียบง่ายการทำงานอัตโนมัติหรือการแยกความเข้มข้นของกิจกรรมที่ดำเนินการในการอ้างอิงพวกเขาช่วยในงานตรวจสอบ การบริหารเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการฝึกอบรมบุคลากรเพิ่มการประสานงานในการปฏิบัติงานทำให้การมอบหมายงานมีประสิทธิภาพเป็นไปได้เนื่องจากมีคำแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษรการกำกับดูแลของหัวหน้างานจึง จำกัด เฉพาะการควบคุมโดยยกเว้นพวกเขากำหนดแนวทางและกลไกที่ถูกต้อง การดำเนินการของงานที่เฉพาะเจาะจงใช้เป็นพื้นฐานในการดำเนินการศึกษาวิธีการและระบบเพื่อให้บรรลุการปรับปรุงการทำให้เรียบง่ายการทำงานอัตโนมัติหรือการแยกความเข้มข้นของกิจกรรมที่ดำเนินการในการอ้างอิงพวกเขาช่วยในงานตรวจสอบ การบริหารการติดตามผลของหัวหน้างานสามารถถูก จำกัด ให้ควบคุมได้โดยมีข้อยกเว้นพวกเขากำหนดแนวทางและกลไกสำหรับการปฏิบัติงานที่ถูกต้องซึ่งใช้เป็นพื้นฐานสำหรับการศึกษาวิธีการและระบบเพื่อให้บรรลุการปรับปรุงการทำให้เรียบง่ายขึ้นเป็นอัตโนมัติ หรือการแยกความเข้มข้นของกิจกรรมที่ดำเนินการในการอ้างอิงพวกเขาช่วยในงานตรวจสอบการบริหารการติดตามผลของหัวหน้างานสามารถถูก จำกัด ให้ควบคุมได้โดยมีข้อยกเว้นพวกเขากำหนดแนวทางและกลไกสำหรับการปฏิบัติงานที่ถูกต้องซึ่งใช้เป็นพื้นฐานสำหรับการศึกษาวิธีการและระบบเพื่อให้บรรลุการปรับปรุงการทำให้เรียบง่ายขึ้นเป็นอัตโนมัติ หรือการแยกความเข้มข้นของกิจกรรมที่ดำเนินการในการอ้างอิงพวกเขาช่วยในงานตรวจสอบการบริหาร

วิธีสร้างคู่มือการดูแลระบบ

ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้การมีคู่มือเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากพวกเขาทำหน้าที่สนับสนุนเราและให้การสนับสนุนโครงสร้างขององค์กร

แต่ในการอธิบายให้ละเอียดจำเป็นต้องดำเนินการบางขั้นตอนที่จะช่วยให้เราได้รับคู่มือการดูแลระบบอย่างเหมาะสมที่สุดไม่ว่าจะเป็นอะไรก็ตามในขั้นตอนเหล่านี้เป็นการศึกษาเบื้องต้นซึ่งเป็นสิ่งแรกที่ต้องดำเนินการเนื่องจากสิ่งนี้เราสามารถรู้ได้ทั่วโลกว่าฟังก์ชัน และกิจกรรมที่ดำเนินการในพื้นที่หรือพื้นที่ที่จะดำเนินการ

ต่อจากนั้นจะรวบรวมข้อมูลซึ่งประกอบด้วยการได้รับคำอธิบายที่ละเอียดและถูกต้องมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เกี่ยวกับวิธีการดำเนินงานที่ประกอบกันเป็นขั้นตอนและในการรวบรวมข้อมูลดังกล่าวจะใช้เทคนิคต่างๆเช่นการวิจัยเอกสารที่เป็น การตรวจสอบไฟล์ของสถาบันการสังเกตโดยตรงคือการดูด้วยตนเองว่ากิจกรรมต่างๆดำเนินไปอย่างไรใน บริษัท การสำรวจที่เป็นแบบสอบถามที่ใช้กับพนักงานและสุดท้ายการสัมภาษณ์ซึ่งทำให้เราสามารถโต้ตอบผ่าน ชุดคำถามกับผู้จัดการอาวุโสขององค์กร

เมื่อสรุปขั้นตอนนี้แล้วข้อมูลจะถูกบันทึกโดยที่เราบันทึกข้อเท็จจริงโดยใช้เกณฑ์การเลือกปฏิบัติ

การรวมข้อมูลประกอบด้วยลำดับและการจัดระบบข้อมูลเพื่อดำเนินการวิเคราะห์

และขั้นตอนสุดท้ายซึ่งเป็นการวิเคราะห์ข้อมูลที่ถูกต้องซึ่งเป็นการศึกษาของแต่ละองค์ประกอบที่เรารวมเข้าด้วยกันในช่วงก่อนหน้านี้ในตอนท้ายเราได้รับการวินิจฉัยที่สะท้อนถึงความเป็นจริงของ บริษัท จากนั้นเราจะดำเนินการขอตีพิมพ์ ของเนื้อหาเพื่อเผยแพร่วัตถุประสงค์และหน้าที่ขององค์กรโดยทั่วไปตลอดจนประโยชน์ที่เกิดจากการพัฒนาคู่มือการบริหารสำหรับ บริษัท

สรุปผลการวิจัย

ในตอนสุดท้ายเราสามารถสรุปได้ว่าคู่มือการบริหารจัดการให้แง่บวกกับเราโดยการมีอยู่ปัญหาใหญ่ของ SMEs ในปัจจุบันคือพวกเขาไม่ได้มุ่งเน้นที่จะสร้างมันขึ้นมาจึงทำให้ได้รับประโยชน์มากมายและ ประโยชน์ที่พวกเขามอบให้เราโดยการมีไว้ในองค์กร

เราตระหนักดีว่าคู่มือเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งเนื่องจากเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการฝึกอบรมพนักงานทำให้มั่นใจได้ถึงความต่อเนื่องและความสม่ำเสมอในขั้นตอนและมาตรฐานตลอดเวลาดังนั้นจึงหลีกเลี่ยงความขัดแย้งระหว่างตำแหน่งต่างๆที่มีอยู่ใน บริษัท เนื่องจากความรับผิดชอบและวัตถุประสงค์ทั้งหมดที่ต้องปฏิบัติตามนั้นถูกกำหนดไว้เป็นลายลักษณ์อักษรทำให้บุคลากรภายในองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น

บรรณานุกรม

• เทอร์รี่, G. (1993). หลักการบริหาร. บัวโนสไอเรส: Trillas