การรักษาวาระการประชุมช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดระเบียบงานและในการบริหารเวลาของเรา
วาระการประชุมมีความสำคัญขั้นพื้นฐาน ไม่น่าแปลกใจที่ภารกิจที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของผู้ช่วยผู้บริหารคือการบรรลุประสิทธิภาพในการจัดการงานและเวลาของผู้จัดการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นทำให้วาระของพวกเขาเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
เกี่ยวกับวาระการประชุม
เป็นอิสระที่จะเขียนทุกอย่างที่มีวันที่และเวลาที่เฉพาะเจาะจง ทันทีที่เห็นในวาระการประชุมก็ถอนหายใจออกมา“ ตอนนี้ฉันรู้แล้วว่าจะไม่ลืมและจะไม่มองลูกค้าเพื่อนร่วมงานหัวหน้าซัพพลายเออร์ ฯลฯ ในทางที่ไม่ดี” ทำไมต้องกังวลเรื่องการลืมบางสิ่ง? หรือทำไมถึงเชื่อถือความทรงจำของเราและต้องระวังอย่าลืม?
วินัยในตนเองเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้ระบบทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพจำเป็นอย่างยิ่งที่เราต้องจดบันทึกทุกสิ่งที่เกิดขึ้นและเราควรปรึกษาวาระการประชุมบ่อยๆอย่างน้อยที่สุดเมื่อไปถึงที่ทำงานเมื่อกลับจากรับประทานอาหารกลางวันและก่อนออกจากงาน แม้ว่าวิธีที่ดีที่สุดคือการตรวจสอบบ่อยขึ้นในกรณีที่มีสิ่งใหม่เกิดขึ้นหรือเราลืมบางสิ่งไป
องค์ประกอบเสริม
ถาดไม่ว่าจะทำจากพลาสติกสำหรับโฟลเดอร์กระดาษหรือใน Outlook หรือในระบบคลาวด์ของผู้ให้บริการอีเมลของคุณหากเป็นเอกสารที่ได้รับทางอีเมลเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดระเบียบงานดังที่ฉันกล่าวไว้ในบทความของฉัน “ วิธีการเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กรในการทำงาน”.
มันจะช่วยให้คุณมีถาดที่มีป้ายกำกับหลายอันซ้อนกันเพื่อวางโฟลเดอร์ตามหัวข้อที่เป็นมืออาชีพหรือส่วนบุคคล หากเป็นสิ่งที่สำคัญต้องทำในวันเร่งด่วนเร่งด่วนน้อยในการยื่น ฯลฯ นอกจากนี้คุณยังต้องมีระบบการจัดเก็บข้อมูลที่ดีทั้งเสมือนและจริง
สมุดบันทึกที่จดทุกอย่าง
นอกเหนือจากวาระการประชุมแล้วยังมีข้อดีอีกมากมายของโน้ตบุ๊กและในความคิดของฉันการพกพามันเป็นสิ่งสำคัญเสมอในการเพิ่มประสิทธิภาพ พกสมุดบันทึกเล่มเล็กและปากกาติดตัวไปด้วยเสมอเพราะคนมักจะลืมสิ่งของต่างๆโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้างานของเรามีการเคลื่อนย้ายข้อมูลจำนวนมาก
การเขียนทุกสิ่งที่เราต้องทำถามโทรหาแม้กระทั่งความคิดที่เกิดขึ้นกับเราช่วยลดความเครียดเพราะเราไม่ต้องพยายามที่จะไม่ลืมมันอีกต่อไป หากเราใส่ข้อมูลในวาระการประชุมในภายหลังโดยระบุวันที่ของงานเราจะช่วยจัดระเบียบงาน
องค์กรการทำงานที่ดีต้องมีวาระการประชุมเพื่อให้สามารถบรรลุข้อผูกพันกำหนดเวลาและปรับเวลาให้เหมาะสม นอกจากนี้ยังต้องมาพร้อมกับโฟลเดอร์และระบบการจัดเก็บข้อมูลที่ดีซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ สิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องมีในการเขียนทุกสิ่งที่อยู่ในใจเราคิดค้นจดจำหรือวางแผนซึ่งเหมาะอย่างยิ่งที่จะพกสมุดบันทึกไว้เสมอ
“ คนส่วนใหญ่ล้มเหลวไม่ใช่เพราะขาดความสามารถเงินหรือโอกาส มันล้มเหลวเพราะไม่เคยมีแผนเป็นลายลักษณ์อักษร” Robert H. Shuller
