วิธีการปรับปรุงองค์กรในธุรกิจหรือพื้นที่รับผิดชอบของคุณ
การจัดระเบียบไม่ใช่เรื่องง่าย แต่การมีองค์กรที่ดีเป็นความเป็นไปได้เดียวที่จะให้เวลากับธุรกิจหรือพื้นที่รับผิดชอบของเราอย่างสม่ำเสมอและนำไปสู่ระดับที่สูงขึ้น หากไม่มีการจัดระเบียบที่ดีเวลาก็ล่วงผ่านนิ้วของเราทำให้ไม่สามารถใช้ประโยชน์จากทรัพยากรของเราได้ทั้งของเราเองและของทีม วันนี้เรากำลังพูดถึงการมีระบบการจัดการและกระบวนการที่รับประกันการทำงานที่ดีที่สุดของธุรกิจหรือพื้นที่รับผิดชอบของเรา
การจัดระเบียบงานและไฟล์ของคุณ
ดังที่ฉันได้บอกคุณในบทความของฉัน "วิธีการเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กรของงาน" ให้ปฏิบัติตามกฎเพียงสิ่งเดียวในแต่ละครั้งในขณะที่รวบรวมเอกสารของงานก่อนหน้านี้โดยล้างพื้นที่ทำงานสำหรับงานใหม่ โปรดทราบว่าประสิทธิภาพนั้นขึ้นอยู่กับความยืดหยุ่นในการเปลี่ยนหัวข้อ และการทุ่มเทเวลา 10 นาทีในแต่ละวันในตอนท้ายของวันเพื่อวางแผนงานในวันถัดไปตามความสำคัญและความเร่งด่วนมันจะช่วยคุณและทีมของคุณในการจัดระเบียบธุรกิจ
ในทางกลับกันตามที่ฉันได้บอกคุณในบทความของฉัน "องค์กรการทำงานและประสิทธิภาพผ่านวาระการประชุมของคุณ" การรักษาวาระการประชุมจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของเราในองค์กรการทำงานและในการบริหารเวลาของเรา มันช่วยให้เราไม่ต้องกังวลกับการพยายามจำสิ่งที่เราต้องทำในอีกไม่กี่ชั่วโมงข้างหน้าสามารถจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญจริงๆได้ตลอดเวลา จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องตรวจสอบวาระการประชุมบ่อยๆเพื่อให้ระบบทำงานได้
ระบบและกระบวนการ
กระบวนการทำงานภายในระบบ ระบบคือโครงสร้างองค์กรขั้นตอนกระบวนการและทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินการจัดการเฉพาะ โดยปกติจะยึดตามมาตรฐานที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการจัดการเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการต่างๆ ระบุว่าระบบหรือระบบใดมีอยู่หรือควรมีอยู่ในธุรกิจหรือพื้นที่ของคุณ
นอกจากนี้เรายังจำเป็นต้องระบุกระบวนการที่เราดำเนินการทีละขั้นตอนในลักษณะที่เราไม่จำเป็นต้องใช้ความพยายามในการจดจำสิ่งที่เราต้องทำสำหรับงานที่ทำซ้ำในธุรกิจหรือพื้นที่นอกจากนี้ยังตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลอื่นสามารถดำเนินกระบวนการดังกล่าวได้หากใครมักจะ ดำเนินการไม่ได้ด้วยเหตุผลบางประการ จำเป็นอย่างยิ่งที่ธุรกิจหรือพื้นที่รับผิดชอบของคุณจะต้องไม่เป็นอัมพาตจากความเจ็บป่วยของสมาชิกในทีมของคุณและคุณสามารถไปพักร้อนได้โดยรู้ว่าพนักงานของคุณจะรู้ว่าต้องทำอะไรเพียงแค่ดูในโฟลเดอร์ เตรียม "รายการตรวจสอบ" หรือรายการตรวจสอบของทีมของคุณซึ่งรับประกันการทำงานที่เหมาะสมของกระบวนการทางธุรกิจหรือพื้นที่รับผิดชอบของคุณ
องค์กรมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการหรือธุรกิจทุกประเภท ใช้วิธีการทั้งหมดที่ปลายนิ้วของคุณเริ่มต้นด้วยวาระการประชุมและคำสั่งจดจ่อกับสิ่งใดสิ่งหนึ่งในแต่ละครั้งและตรวจสอบระบบการจัดการหรือระบบของคุณในเชิงลึกมากขึ้นและกำหนดว่ากระบวนการปกติคืออะไรและหลังจากปรับปรุงแล้วให้จัดทำเป็นเอกสาร
“ ความสำเร็จไม่ได้สำเร็จเพียงแค่คุณสมบัติพิเศษเท่านั้น มันอยู่เหนืองานของความเพียรวิธีการและการจัดระเบียบ” ฌองปิแอร์เซอร์เจนท์
