จังหวะทางธุรกิจในปัจจุบันและการผสมผสานกับอุปกรณ์ดิจิทัลใหม่ ๆ ที่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตทำให้เราทำงานได้หลากหลายและแทบจะอยู่ทั่วไปทุกหนทุกแห่งเราพร้อมให้บริการตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันต่อสัปดาห์
ความพร้อมใช้งานถาวรนี้ในการเข้าร่วมปัญหาส่วนตัวและปัญหาทางธุรกิจทำให้เราต้องพึ่งพาเทคโนโลยีในสมาร์ทโฟนแท็บเล็ตและแล็ปท็อปของเรา แต่มากกว่าโปรแกรมเหล่านี้ที่ลากเราให้ใส่ใจกับสัญญาณที่น้อยที่สุดของพวกเขาและหากไม่มีเสียงใน ช่วงเวลาสั้น ๆ เราเริ่มสงสัยว่ามีบางอย่างผิดปกติกับอุปกรณ์
ยินดีต้อนรับสู่ศตวรรษที่ 21 ในขณะที่ปรมาจารย์ผู้คาดการณ์ความเป็นจริงเหล่านี้กล่าวว่าความท้าทายในตอนนี้คือการรับรู้ไม่เพียง แต่อาการเท่านั้น แต่ยังต้องสร้างทางเลือกและกลยุทธ์เพื่อให้การประชุมของเรามีช่องว่างที่มีประสิทธิผลมากขึ้นโดยไม่ตกอยู่ในสิ่งล่อใจของ "การย้อนกลับไปสู่อดีต" โดยการยึดอุปกรณ์ ทิ้งไว้หรือขอให้ปิด
การประชุมชั้นนำอาจกลายเป็นความท้าทายที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ในระดับสูงเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ซึ่งเราได้เชิญกลุ่มผู้บริหารที่มีตารางงานแน่นและมีสถานการณ์หลายอย่างให้ต้องแก้ไขดังนั้นจึงเป็นความรับผิดชอบของเราที่จะเข้าร่วมการประชุมซึ่งทุกคน เรากระตือรือร้นที่จะให้ความสนใจ แต่ในขณะเดียวกันเราก็อยู่ในการสนทนาเสมือนจริงการตอบอีเมลและในกรณีที่เลวร้ายที่สุดคือการเยี่ยมชมเครือข่ายสังคมของเราเนื่องจากหัวข้อการประชุมไม่มีความเกี่ยวข้อง
การปฏิวัติด้านการสื่อสารเชิญชวนให้เราค้นพบวัตถุประสงค์อีกครั้งว่าการประชุมใดถูกสร้างขึ้นในองค์กรและสร้างทางเลือกอื่นที่รวมการประชุมแบบเห็นหน้าเข้ากับระบบเสมือนจริงในลักษณะที่เราสามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจากเทคโนโลยีใหม่ ๆ ด้วยการมีส่วนร่วมที่จำเป็นจาก ที่เข้าร่วมในการประชุม
เป็นช่วงเวลาที่ผู้บริหารใช้เวลาอยู่ในสนามบินนานกว่าในที่ทำงานซึ่งโรงแรมเป็นบ้านหลังที่สองที่ทำให้เราคิดถึงครอบครัวและเป็นสถานที่ที่เรามีความสุขกับการสังสรรค์ในการทำอาหารที่ทำให้เรารู้สึกเหมือนเป็นพลเมืองของจักรวาล ช่วงเวลาเหล่านั้นที่การเดินทางเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าความสำเร็จในการบริหารธุรกิจกำลังได้รับการประเมินอีกครั้งและตอนนี้ถือเป็นความทรงจำที่น่ายินดีที่ผู้จัดการฝ่ายการเงินไม่ต้องการจดจำอีกต่อไป
ความจริงก็คือวันนี้เราสามารถเข้าร่วมการประชุมผ่านวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ได้และเราไม่จำเป็นต้องอยู่ในสถานที่ตายตัวด้วยซ้ำเราสามารถทำได้จากที่สาธารณะหรือขณะเคลื่อนไหวเต็มที่ ทางเลือกอื่นที่สมาร์ทโฟนนำเสนอช่วยให้สามารถเชื่อมต่อทั้งกลุ่มเข้ากับการสนทนาเสมือนจริงและ / หรือสามารถประสานงานกันได้จากห้องประชุมขององค์กรซึ่งแสดงถึงมูลค่าเพิ่มของประสิทธิภาพและประสิทธิผล
ยังมีหนทางอีกยาวไกลในความรับผิดชอบนี้ในการสร้างพื้นที่การประชุมซึ่งมีการปรับปรุงประสิทธิผล ตั้งแต่การรับรู้ว่าการประชุมมีความจำเป็นจริงๆหรือไม่การกำหนดจำนวนและคุณภาพของแขกเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด (ในหลาย ๆ กรณีเรารู้ว่าจะเริ่มเวลาใด แต่ไม่ใช่ว่าจะสิ้นสุดเวลาใด)
อีกแง่มุมหนึ่งซึ่งแสดงถึงความท้าทายสำหรับผู้ที่เป็นผู้นำการประชุมเกี่ยวข้องกับความสามารถในการรับรองระดับความสนใจที่มีประสิทธิผลในระหว่างการประชุม
จะทำอย่างไรเมื่อผู้เข้าร่วมถือแล็ปท็อปและกำลังเขียนอย่างถาวรเราคิดว่าคุณกำลังจดบันทึกวิทยานิพนธ์ที่น่าสนใจของวิทยากรหรือไม่คุณจะตอบอีเมลหรือไม่อาจเตรียมการแทรกแซงของคุณเอง จะทำอย่างไรกับคนที่เขียนบนสมาร์ทโฟนเป็นไปได้ไหมว่าพวกเขากำลังนำความทรงจำของตนมาตอบแชทหรือไม่กล่าวสั้น ๆ ก็คือการท้าทายจินตนาการที่ทดสอบความคิดสร้างสรรค์
อย่าลืมว่าลักษณะบางประการของการประชุมที่มีประสิทธิผลเกี่ยวข้องกับประเด็นต่อไปนี้:
- พวกเขามีหัวข้อที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจงเพื่อพูดคุยพวกเขาเข้าร่วมผู้ที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อและสามารถตัดสินใจได้พวกเขามีระยะเวลาที่กำหนดผู้เข้าร่วมประชุมทราบถึงการมีส่วนร่วมของพวกเขาและเตรียมการมาถึงการแทรกแซงมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการประชุมหลีกเลี่ยงช่องว่างที่ไม่จำเป็น อนุญาตและให้ความสำคัญว่ามีความคิดเห็นแตกต่างกัน
การไตร่ตรองสั้น ๆ นี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อสร้างแรงจูงใจให้พวกเราทุกคนที่ต้องประชุมและเป็นผู้นำการประชุมเพื่อไม่ช้าก็เร็วเราจะรวมการใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้าด้วยกันในลักษณะที่เราสามารถสนับสนุนการมีส่วนร่วมของผู้ที่อยู่ในละติจูดอื่น ๆ แต่การมีส่วนร่วมของพวกเขามีคุณค่า ในการจัดการที่เราดำเนินการ เป็นคำเชิญให้เราแบ่งปันกลยุทธ์ที่เราใช้และบางทีเราสามารถช่วยเหลือกันได้ด้วยวิธีนี้
