ในบทความนี้จะมีการพัฒนากรณีที่ใช้งานได้จริงซึ่งแสดงให้เห็นถึงความเป็นจริงของปัญหาด้านโลจิสติกส์และการจัดการคลังสินค้าของ SMEs จำนวนมากตลอดจนแนวทางแก้ไขและผลลัพธ์ที่ได้ในกรณีเฉพาะนี้
ในสภาพแวดล้อมการแข่งขันที่สูงขึ้นในปัจจุบันโดยมีอัตรากำไรลดลงองค์กรต่างๆจึงแสวงหาโอกาสในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเพื่อให้สามารถแข่งขันได้มากขึ้น ในแง่นี้พวกเขาจึงตระหนักถึงความสำคัญของการจัดการคลังสินค้า (และการจัดการโลจิสติกส์โดยทั่วไป) มากขึ้นซึ่งเป็นส่วนสำคัญในการมอบมูลค่าเพิ่มให้กับลูกค้าและลดต้นทุน
สถานการณ์เริ่มต้น
กรณีนี้เกิดขึ้นใน บริษัท อุตสาหกรรมที่มีมูลค่าการซื้อขาย 34 ล้านยูโรและมีความปรารถนาอย่างยิ่งที่จะปรับการจัดการโลจิสติกส์และคลังสินค้าให้เป็นไปตามปรัชญา Just in Time / Lean Manufacturing
ในระดับกลยุทธ์ บริษัท - ซึ่งอยู่ในตลาดสินค้าโภคภัณฑ์ - สูญเสียความเป็นผู้นำในแง่ของการบริการลูกค้าและต้นทุนสถานการณ์ที่เลวร้ายลงจากการเข้ามาของคู่แข่งระหว่างประเทศ
นอกจากนี้คลังสินค้ายังมีขนาดใหญ่เกินไป (มูลค่า 7% เมื่อเทียบกับมูลค่าการซื้อขาย) ซึ่งเป็นมูลค่าที่สูงเกินไปเมื่อเทียบกับคู่แข่งโดยตรงและคำนึงถึงการผลิตตามคำสั่ง
แม้ว่าจะเป็นเพียงเล็กน้อย แต่ก็ยังมีต้นทุนที่สูงเกินไปสำหรับกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อการผลิตและการจัดการคลังสินค้าเนื่องจากความไร้ประสิทธิภาพซึ่งจะอธิบายไว้ด้านล่าง
ด้วยเหตุนี้ผู้บริหารระดับสูงของ บริษัท จึงตัดสินใจที่จะเปิดตัวโครงการเพื่อที่หลังจากการวิเคราะห์ทั่วไปของ บริษัท ทั้งในระดับกลยุทธ์และระดับปฏิบัติการจะมีการวิเคราะห์เสนอและดำเนินการแก้ปัญหาด้านโลจิสติกส์ที่เหมาะสมเพื่อให้บรรลุข้อได้เปรียบทางการแข่งขันใหม่ ๆ ที่สอดคล้องกับ กลยุทธ์.
ในการทำเช่นนี้ทีมงานแบบผสมจะถูกสร้างขึ้นระหว่างที่ปรึกษาภายนอกและบุคคลสำคัญในด้านโลจิสติกส์ของ บริษัท ซึ่งหลังจากดำเนินการวินิจฉัยแล้วจะระบุประเด็นสำคัญสี่ประการสำหรับการปรับปรุง:
- กระบวนการและการจัดการข้อมูลที่ไม่เพียงพอในพื้นที่โลจิสติกส์ปัญหาในการจัดการอุปทานการจัดเรียงทางกายภาพของคลังสินค้าความพร้อมใช้งานและความน่าเชื่อถือของข้อมูลเนื่องจากการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
แต่ละปัญหาเหล่านี้อธิบายไว้ด้านล่าง
กระบวนการและการจัดการข้อมูลที่ไม่เพียงพอในพื้นที่โลจิสติกส์
การขาดวิสัยทัศน์ระดับโลกเกี่ยวกับกระบวนการโลจิสติกส์ของ บริษัท ทำให้เกิดความไร้ประสิทธิภาพตลอดทั้งกระบวนการเนื่องจากทั้งข้อมูลและวัสดุไม่ไหลอย่างถูกต้อง
ปัญหานี้เกิดจากสาเหตุสองประการ:
- กระบวนการออกแบบในลักษณะที่ไม่มีการไหลเวียนของข้อมูลระหว่างแผนกต่างๆ แต่ละแผนกมีการกำหนดกระบวนการโดยมีการออกแบบกระบวนการกันน้ำที่ก่อให้เกิดความไร้ประสิทธิภาพเมื่อกระบวนการข้ามหลายพื้นที่ ตัวอย่างเช่นในการวิเคราะห์พบเอกสารที่ได้รับการตรวจสอบความถูกต้องถึงสามครั้งโดยแผนกต่างๆเนื่องจากบางแผนกไม่ทราบว่าคนอื่นกำลังทำหรือวางแผนความต้องการวัสดุที่ก่อให้เกิดการผลิตและการซื้อนั้นไม่ได้ใช้เพราะพวกเขาไม่ทราบถึงการมีอยู่มีความไร้ประสิทธิภาพที่ชัดเจนเนื่องจากรูปแบบข้อมูลที่ใช้โดยซอฟต์แวร์การจัดการ (ERP) ที่เพิ่งนำมาใช้ใน บริษัท ซึ่งไม่ครอบคลุมความต้องการด้านข้อมูลของ บริษัท ทำให้กระบวนการทำงานด้วยตนเองมากเกินไปและการทำงานซ้ำซ้อนระหว่างแผนก ดังนั้นจึงมีข้อมูลมากมายที่ไม่สามารถให้คำปรึกษาได้แบบเรียลไทม์และตัวอย่างเช่นหากต้องการทราบระดับสต็อกของผลิตภัณฑ์บางชนิดคุณต้องไปที่คลังสินค้าและตรวจสอบด้วยสายตา
ปัญหาการจัดการการจัดซื้อจัดจ้าง
ในแง่นี้และเกี่ยวข้องกับแนวคิดของกระบวนการโดยเฉพาะอย่างยิ่งปัญหาที่ร้ายแรงในด้านการซื้อ / วัสดุสิ้นเปลือง
เนื่องจากการขาดข้อมูลและขั้นตอนในองค์กรฝ่ายจัดซื้อจึงไม่สามารถตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลได้ แต่อยู่บนความรู้สึกซึ่งนำไปสู่สถานการณ์ที่วุ่นวายกับคลังสินค้าขนาดใหญ่และในขณะเดียวกันก็มีการเก็บสต๊อกอย่างต่อเนื่อง
จุดอ่อนทั้งหมดที่กล่าวมาทำให้ไม่สามารถทำการวิเคราะห์การหมุนเวียนของผลิตภัณฑ์ได้ทั้งเพื่อซื้อในปริมาณที่ถูกต้องและสำหรับการจำหน่ายทางกายภาพในคลังสินค้า
รูปแบบทางกายภาพของคลังสินค้า
โกดังมีรูปแบบทั่วไปของคลังสินค้าขนาดเล็กที่เมื่อพวกเขาเติบโตและไม่เคยคิดใหม่แสดงให้เห็นถึงความไร้ประสิทธิภาพที่พบบ่อยบางประการ:
- การกระจายที่ไม่ถูกต้องในโรงงาน (การจัดวาง) ซึ่งทำให้เกิดความไร้ประสิทธิภาพในการจัดการวัสดุในคลังสินค้าพนักงานที่มีขนาดใหญ่เนื่องจากความไร้ประสิทธิภาพที่เกิดจากการจัดวางการจัดการวัสดุและการขาดขั้นตอนการจัดเก็บไม่เพียงพอสำหรับผลิตภัณฑ์บางชนิด เช่นเดียวกับกรณีของผู้ที่ถูกกักขังอยู่ในกล่องกระดาษแข็ง (และยิ่งพิจารณาว่าคลังสินค้าอยู่กลางแจ้ง) ระบบจัดเก็บข้อมูลที่ได้รับการคัดเลือก (ผลิตภัณฑ์ที่ซ้อนกันโดยไม่มีชั้นวาง) ไม่อนุญาต มีคลังสินค้าที่มีปรัชญา FIFO (First In First Out) ทำให้เกิดการหมุนเวียนสินค้าที่ไม่เหมาะสมดังนั้นจึงมีสินค้าที่ไม่มีการหมุนเวียนในช่วงระยะเวลานานของคลังสินค้าซึ่งจะเพิ่มจำนวนสินค้าที่ล้าสมัยและการสูญเปล่าอย่างมาก
ความพร้อมใช้งานและความน่าเชื่อถือของข้อมูลเนื่องจากการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
การแนะนำข้อมูลด้วยตนเองทั้งสำหรับคลังสินค้าวัตถุดิบและผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปมีผลสองประการ:
- ความเป็นไปได้ของข้อผิดพลาดเนื่องจากการแนะนำข้อมูลด้วยตนเองความไม่รู้ตามเวลาจริงของหุ้นในคลังสินค้าทั้งสองแห่ง
ประเด็นสุดท้ายนี้เป็นเรื่องร้ายแรงโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพิจารณาว่า บริษัท ผลิตในช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์และการลงทะเบียนด้วยตนเองของผลิตภัณฑ์ในคลังสินค้าผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปส่อถึงส่วนลดของส่วนประกอบในคลังสินค้าวัตถุดิบซึ่ง มีความล่าช้าสูงสุด 2.5 วันระหว่างการบริโภคไอเท็มและการนำเข้าสู่ระบบ
การขาดความน่าเชื่อถือในระบบส่งผลกระทบอย่างมากต่อทั้งการจัดซื้อซึ่งแก้ไขได้โดยการเพิ่มระดับสต็อกและการสำรวจทำให้ยากที่จะปรับให้เหมาะสม
ทางออกที่นำเสนอ
หลังจากการวินิจฉัยได้มีการเสนอแนวทางแก้ไขโดยมีสามสายงานพื้นฐาน เริ่มต้นจากกลยุทธ์และการวางตำแหน่งที่ต้องการ - และมีพื้นที่กระบวนการเป็นแกนกลาง - โซลูชันได้รับการออกแบบดังแสดงในรูปต่อไปนี้:
คลังสินค้าทางกายภาพ
สำหรับปัญหาที่เกี่ยวข้องกับระบบจัดเก็บข้อมูลจำเป็นที่จะต้องออกแบบคลังสินค้าใหม่จึงทำให้บรรลุวัตถุประสงค์ดังต่อไปนี้:
- กำหนดจำนวนคนที่ได้รับมอบหมายให้กับคลังสินค้าอย่างมีเหตุผลเนื่องจากเวลาในการดำเนินการจัดเก็บลดลงอย่างมากปรับปรุงการหมุนเวียนและลดระดับของสต็อกและความล้าสมัยการลดจำนวนการสูญเสียอนุญาตให้ใช้ขั้นตอนที่จะช่วยให้มั่นใจได้ การจัดการคลังสินค้าที่เหมาะสม
สำหรับสิ่งนี้ในระดับกายภาพมีสองสายงานหลัก:
- ระบบจัดเก็บข้อมูลการกระจายทางกายภาพ (เลย์เอาต์)
เกี่ยวกับระบบจัดเก็บคลังสินค้าได้รับการออกแบบด้วยระบบการจัดเรียงพาเลทที่ปรับให้เข้ากับลักษณะของผลิตภัณฑ์ด้วยระบบการจัดเก็บ FIFO ที่ทันสมัยและการหยิบแบบไดนามิก
เกี่ยวกับการกระจายคลังสินค้าได้ใช้วิธีการของ บริษัท ที่ปรึกษาโดยกำหนดพื้นที่การทำงานทั้งหมดของคลังสินค้าใหม่ (ท่าเทียบเรือขนถ่ายพื้นที่เตรียมสินค้าพื้นที่หยิบสินค้า ฯลฯ)
การจัดการข้อมูล
ในพื้นที่นี้สิ่งสำคัญคือต้องเน้นความซับซ้อนของการผสมผสานแนวคิดทางธุรกิจกับแนวคิดเทคโนโลยีให้ประสบความสำเร็จ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้จึงมีการสร้าง "คณะกรรมการการดำเนินการระบบสารสนเทศ" ซึ่งมีสมาชิกคนเดียวกันของ บริษัท ที่ปรึกษาและ บริษัท เข้าร่วมในคณะกรรมการโครงการรวมถึงตัวแทนของ บริษัท ด้านโซลูชั่นระบบสารสนเทศ
ด้วยวิธีนี้จึงประสบความสำเร็จที่ปัญหาไม่ปรากฏขึ้นเนื่องจากการขาดข้อมูลหรือการสื่อสารดังนั้นจึงเป็นไปได้ที่จะดำเนินการตามแผนโครงการสำหรับพื้นที่นี้ในเวลาที่เหมาะสม
วิธีการ
สำหรับการพัฒนาโครงการทีมงานแบบผสมถูกสร้างขึ้นระหว่างลูกค้าและ บริษัท ที่ปรึกษาภายนอกซึ่งทุกแผนกที่เกี่ยวข้องเป็นตัวแทน (โลจิสติกส์การจัดซื้อการผลิตคลังสินค้า…) และใช้วิธีการที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับ ขององค์ประกอบต่างๆของโครงการแม้ว่าจะมีโครงสร้างต่อไปนี้เสมอ:
การดำเนินการตามวิธีการทำงานและแนวทางแก้ไขที่เสนอทั้งหมดดำเนินการโดยใช้คณะกรรมการโครงการภายใต้การนำของโครงการร่วมกันระหว่างที่ปรึกษาภายนอกและ บริษัท และด้วยการสนับสนุนอย่างเต็มที่จากผู้บริหารระดับสูง
สิ่งที่น่าสังเกตอย่างยิ่งคือวิธีการจัดการการเปลี่ยนแปลงซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญสำหรับความสำเร็จของโครงการใด ๆ และการรักษานั้นมีวิธีการเฉพาะ ต้องไม่ลืมว่าการเปลี่ยนแปลงขององค์กรนั้นเป็นการเปลี่ยนแปลงในตัวบุคคลดังนั้นองค์ประกอบนี้ - แม้ว่าจะมีความซับซ้อนในการจัดการ แต่ก็เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับความสำเร็จของโครงการใด ๆ
ผลลัพธ์
หลังจากดำเนินโครงการแล้วผลลัพธ์บางส่วนที่สามารถวัดได้ ได้แก่:
- ถึงตำแหน่งการแข่งขันในด้านการบริการการลดลงของสต็อกคลังสินค้าโดยเฉลี่ย 34.5% ลดการสูญเสีย 27% มีข้อมูลแบบเรียลไทม์สำหรับการตัดสินใจเนื่องจากการใช้แผงควบคุมโลจิสติกส์ ค่าใช้จ่ายในกระบวนการบริหารจัดการดีขึ้น 23% ความพึงพอใจของลูกค้าที่มากขึ้นเนื่องจากการปรับปรุงบริการทำให้ความพึงพอใจของทีมงานเพิ่มขึ้นด้วยการมีกระบวนการทำงานร่วมกันกำหนดไว้อย่างชัดเจนมีการสื่อสารและดำเนินการ
การปรับปรุงทั้งหมดนี้ประสบความสำเร็จด้วยผลตอบแทนจากการลงทุนที่น่าสนใจทำให้ บริษัท สามารถฟื้นตำแหน่งผู้นำในภาคธุรกิจได้
เพื่อให้เนื้อหาสมบูรณ์และสมบูรณ์แบบเราขอฝากคุณไว้ที่การสัมมนาทางเว็บ "การจัดการซัพพลายเชน: การทลายพรมแดนในการจัดการโลจิสติกส์" ที่มอบให้โดย Juan Luis de los RíosSánchezจาก IEBS ซึ่งประเด็นสำคัญในการจัดการโลจิสติกส์ใน SME
