การสร้าง Command Board ดูเหมือนจะเป็นความสำเร็จทางปัญญาที่ยอดเยี่ยม ความท้าทายที่ไม่มีใครเทียบสำหรับทีมคือ: กำหนดแง่มุมที่สำคัญขององค์กรและวิธีการวัดพวกเขา
ปัญหาชัดเจน: ไม่ว่าคุณจะมอบหมายให้ทีมกี่คนคุณจะสามารถเข้าถึงความรู้ขององค์กรเพียงเล็กน้อยเท่านั้น ดังนั้นบางแง่มุมที่มีความสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กรจึงถูกมองข้าม
เราได้ค้นพบว่ากลอุบายในการสร้าง Command Board ที่ยอดเยี่ยมคือการประกอบโครงสร้างหรือเฟรมก่อนราวกับว่ามันเป็นบ้าน ให้ทีมสร้างโครงสร้างของแดชบอร์ดแห่งความเป็นเลิศเช่นโครงสร้างของบ้านจากนั้นมอบให้กับสมาชิกขององค์กรและขอให้พวกเขาเพิ่มรายละเอียดไปที่เส้นประที่ขรุขระ
กลับไปที่คำอุปมาบ้านสมาชิกในทีมออกแบบบอร์ดเป็นเหมือนผู้จัดการคอนกรีตที่ต้องวางรากฐานสำหรับโครงสร้าง ภารกิจขององค์กรคือการเพิ่มท่อท่อร้อยสายไฟผนังสีวอลเปเปอร์ ฯลฯ
คุณจะทำหน้าที่สร้างโครงสร้างแดชบอร์ดได้อย่างไร
ประมาณ 5 ขั้นตอน
มี 5 งานที่แตกต่างกันที่ให้กรอบการทำความเข้าใจที่จำเป็นสำหรับกระบวนการสร้าง Dashboard และการวัดประสิทธิภาพ
โดยทั่วไปขั้นตอนเหล่านี้จะแล้วเสร็จในหนึ่งวันและกระบวนการทั้งหมดจะแล้วเสร็จในหนึ่งสัปดาห์ธุรกิจวันจันทร์ถึงวันศุกร์ อย่างไรก็ตามในบางกรณีวัฒนธรรมและการก้าวเดินขององค์กรอาจต้องการให้กระบวนการแพร่กระจายไปทั่วห้าสัปดาห์หรือ… ห้าเดือน หลักการคือควรเร็วกว่าที่คิดไว้ในตอนแรก
เคล็ดลับเช่นการสร้างโครงสร้างของบ้านคือการสร้างอย่างรวดเร็วเพื่อให้สามารถรองรับได้ หากหยุดชั่วคราวนานเกินไปในขั้นตอนใด ๆ โปรแกรมทั้งหมดอาจล้มเหลวเนื่องจากองค์กรเริ่มองค์ประกอบของ "คำถาม" ของบอร์ดก่อนที่โครงสร้างทั้งหมดจะถูกสร้างและเข้าใจ
ขั้นตอนที่ 1: สร้างลิงก์กลยุทธ์
ขั้นตอนที่ 1 คือการจับกลยุทธ์ที่มีอยู่และจัดทำเอกสารด้วยวิธีการใหม่ทั้งหมด สิ่งนี้เรียกว่าการสร้างแผนที่กลยุทธ์ แผนที่กลยุทธ์เป็น "ส่วนประกอบลับ" ที่สำคัญในทุกแดชบอร์ดที่ดี
แพทย์แคปแลนและนอร์ตันอ้างถึงบทความในนิตยสารฟอร์จูนซึ่งแสดงให้เห็นว่า 90% ของกลยุทธ์ล้มเหลวไม่ใช่เพราะไม่แข็งแรงพอ แต่เพียงเพราะพวกเขาไม่ได้รับการฝึกฝน เมื่อพิจารณาถึงอัตราความล้มเหลวผลประโยชน์ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดขององค์กรจะมาจากการดำเนินกลยุทธ์ที่มีอยู่ไม่ใช่จากการออกแบบกลยุทธ์ที่ดีกว่า
อย่าปล่อยให้โครงการแดชบอร์ดของคุณล่องลอยไปสู่กิจกรรม "การวางแผนเชิงกลยุทธ์" อีกกิจกรรม ใช้กลยุทธ์ขององค์กรของคุณไม่ว่าจะเป็นอะไรและเก็บไว้ (หลังจากใช้แดชบอร์ดเป็นเวลาหกเดือนคุณจะมีข้อมูลเพียงพอที่จะจัดการประชุมที่กล่าวถึงการวางแผนกลยุทธ์)
มีการเขียนมากมายเกี่ยวกับการสร้างแผนที่กลยุทธ์รวมถึงหนังสือเล่มล่าสุดของ Drs Kaplan และ Norton ที่เรียกว่า Strategy Maps (จำเป็นต้องอ่านอย่างแน่นอน) (หนังสือของ Kaplan และ Norton ให้รายละเอียดเกี่ยวกับ Pm2 ค้นหาส่วน MDS บนแผนที่ยุทธศาสตร์)
แผนที่กลยุทธ์อธิบายถึงสิ่งที่องค์กรต้องทำเพื่อให้บรรลุความสำเร็จ ด้วยการสร้างแผนที่ง่าย ๆ ที่มีผลเพียงเล็กน้อยทีมอาวุโสสามารถสร้างการจัดแนวระหว่างพื้นที่ต่าง ๆ และแผนปฏิบัติการโดยรวมได้โดยไม่ต้องกำหนดการกระทำเฉพาะระดับประสิทธิภาพหรือความเป็นเจ้าของ จากนั้นแผนที่กลยุทธ์จะกลายเป็นเครื่องมือที่มีความเสี่ยงต่ำในการเข้าร่วมภาคการจัดการในข้อตกลงเกี่ยวกับขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตาม
เมื่อองค์กรเรียนรู้และจำเป็นต้องปรับปรุงกลยุทธ์หรือทิศทางของแผนที่กลยุทธ์จะกลายเป็นเครื่องมือในการรวบรวมและสื่อสารการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้
การสร้างแผนที่กลยุทธ์เป็นภารกิจของทีมอาวุโสของพื้นที่ที่จะใช้คณะกรรมการคำสั่ง ทีมการวัดอาจมีหรือไม่มีส่วนร่วมในเซสชัน
ขั้นตอนที่ 2: กำหนดตัวชี้วัดของความสำเร็จ
แดชบอร์ดที่ดีเริ่มต้นด้วยตัวบ่งชี้ไม่ใช่การวัด ตัวบ่งชี้คืออะไร? นึกถึงแนวคิดของ "กิโลเมตรต่อลิตร" หรือ "ลิตรต่อ 100 กม." นี่เป็นตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพของรถ แต่ไม่ได้มีไว้เพื่อวินิจฉัยสิ่งที่ผิดปกติ ความจริงของการเดินทางไม่กี่กิโลเมตรต่อลิตรอาจเกิดจากสมรรถนะของเครื่องยนต์ไม่ดียางที่สูงเกินจริงพฤติกรรมการขับขี่ไม่ดี ฯลฯ
ลูกค้าของเราหลายคนใช้การขาดพนักงานเป็นตัวบ่งชี้ระดับความพึงพอใจ มันไม่ถูกต้องนัก แต่หลายองค์กรพบว่าพนักงานที่ไม่พอใจกับงานของพวกเขามักจะขอลาป่วยเพิ่มอีกหลายวัน ดังนั้นพวกเขาจึงตรวจสอบตัวบ่งชี้เป็นระยะ ๆ ด้วยการวิเคราะห์ที่เข้มงวดมากขึ้นเช่นการสำรวจแจกจ่ายระหว่างพนักงานเพื่อให้แน่ใจว่าตัวบ่งชี้มีความน่าเชื่อถือ
ด้วยการใช้ตัวชี้วัดที่ไม่ใช่การวัดคุณสามารถได้รับประโยชน์มากมาย:
- ครอบคลุมพื้นที่กว้างกว่าของบอร์ดโดยมีตัวบ่งชี้น้อยลง เนื่องจากตัวบ่งชี้ครอบคลุมสาเหตุต่าง ๆ ที่เป็นไปได้ตัวบ่งชี้เดียวจึงครอบคลุมอย่างกว้างขวาง (ตัวอย่างเช่นการขาดงานอาจเกิดจากการจัดการที่ไม่ดีการเปลี่ยนแปลงองค์กรรางวัลที่น้อยกว่า ฯลฯ) ความเป็นไปได้ที่จะเริ่มใช้บอร์ดทันที มีตัวบ่งชี้ภายในองค์กรที่สามารถเริ่มใช้งานได้ทันทีบนแดชบอร์ด
เป็นสิ่งสำคัญในการเลือกตัวบ่งชี้หลังจากสร้างแผนที่กลยุทธ์แล้ว องค์กรไม่ควรปรับกลยุทธ์เพียงเพราะไม่มีการวัดที่ชัดเจน มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะไม่สับสนแนวคิดทั้งสอง
ขั้นตอนที่ 3: ระบุกระบวนการโครงการและการวัด
คำมั่นสัญญาของคณะกรรมการคือการเปลี่ยนกลยุทธ์ไปสู่การปฏิบัติ ผลลัพธ์ที่สำคัญของกระบวนการแดชบอร์ดใด ๆ ควรเป็นการเชื่อมโยงระหว่างกลยุทธ์และสิ่งที่เราทำนั่นคือกระบวนการที่เราทำงานทุกวัน
ในขั้นตอนที่สามทีมที่รับผิดชอบแดชบอร์ดควรสร้างรายการสั้น ๆ ของกระบวนการพื้นฐานระบุว่าใครมีความสำคัญต่อวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ของแผนที่กลยุทธ์และกำหนดคะแนนหรือน้ำหนักให้กับความสามารถของกระบวนการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ดังกล่าว.
สิ่งนี้จะช่วยให้องค์กรสามารถระบุผลกระทบเชิงกลยุทธ์ของแต่ละกระบวนการ กระบวนการที่มีน้ำหนักสูง แต่ให้การสนับสนุนเพียงเล็กน้อยนั้นเป็นความเสี่ยงด้านประสิทธิภาพสำหรับองค์กร
กระบวนการที่สำคัญทั้งหมดต้องได้รับการจัดอันดับหรือลำดับชั้นตามผลกระทบเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์แต่ละรายการ
โครงการจะให้การสนับสนุนกระบวนการที่ระบุว่าอ่อนแอยิ่งขึ้น มิฉะนั้นองค์กรจะไม่จัดแนวโครงการให้สอดคล้องกับความต้องการเชิงกลยุทธ์อย่างถูกต้อง
เป็นเรื่องธรรมดามากที่จะเห็นว่า 40 ถึง 60% ของโครงการที่มีอยู่ไม่ได้เชื่อมโยงกับวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ โครงการดังกล่าวจะต้องหยุดทันทีเพื่อไม่ให้เบี่ยงเบนทรัพยากรจากสิ่งที่จะนำไปสู่การดำเนินการตามกลยุทธ์
ในตอนท้ายของขั้นตอนที่ 3 ทีมจะมีการวิเคราะห์เบื้องต้นที่จะแสดง "ช่องว่างการดำเนินการ" นั่นคือช่องว่างที่เปิดระหว่างสิ่งที่กลยุทธ์เรียกใช้และความสามารถของกระบวนการและโครงการที่มีอยู่
ขั้นตอนที่ 4: สร้างกระบวนการแดชบอร์ด
เพื่อเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ทั้งหมดของ Dashboard ฝ่ายบริหารจะต้องเรียนรู้เทคนิคใหม่ ๆ แดชบอร์ดจะต้องบูรณาการ (ช้า) กับกระบวนการอื่น ๆ ที่มีอยู่เช่นการวางแผนความรับผิดชอบและการวางแผนทางการเงินและความพยายามบางอย่างจะต้องทำเพื่อเปลี่ยนจุดเน้นขององค์กรให้เป็นวัฒนธรรมที่เน้นการปฏิบัติงาน
กระบวนการควรได้รับการออกแบบสำหรับการรวบรวมข้อมูลรายเดือนและข้อเสนอแนะจาก 'เจ้าของ' ของเป้าหมาย ขั้นตอนที่ 4 ประกอบด้วยการพิจารณาว่าข้อมูลมาจากไหนใครเขียนความคิดเห็นเมื่อใดควรทำอย่างไรและจะเผยแพร่อย่างไร
ในด้านกระบวนการจัดการตามที่ Drs Kaplan และ Norton ระบุไว้ในองค์กรที่มุ่งเน้นกลยุทธ์ควรเริ่มทำ "กลยุทธ์เป็นกระบวนการต่อเนื่อง" และ "งานของทุกคน"
สำหรับสิ่งนี้จำเป็นที่จะต้องเพิ่มการประชุมการจัดการระดับใหม่ทุกไตรมาสกระบวนการจัดการเชิงกลยุทธ์ที่มีการทบทวนแผนที่กลยุทธ์และการถ่วงน้ำหนักของวัตถุประสงค์เพื่อให้แน่ใจว่ามีการติดตามอย่างต่อเนื่องและเป็นวิธีที่ดีที่สุดสำหรับองค์กร
ขึ้นอยู่กับงานที่ทำในขั้นตอนที่ 3 องค์กรสามารถเริ่มเชื่อมโยงกลยุทธ์ในทีมหรือพนักงานระดับบุคคลโดยกำหนดความรับผิดชอบกรณีสำหรับกระบวนการและโครงการแต่ละวิถีชีวิตซึ่งจะเชื่อมโยงกับแต่ละ วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์
ขั้นตอนที่ 5: เปิดตัว
มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้คณะกรรมการควบคุมอยู่ในมือขององค์กรโดยเร็วที่สุด
ปัญหาสองประการสามารถเกิดขึ้นได้หากองค์กรใช้เวลาในการเริ่มใช้แดชบอร์ดนานเกินไป:
- องค์กรเริ่มรู้สึกว่าแผงควบคุมกำลังกลายเป็นเครื่องมือลงโทษสำหรับตัวชี้วัด 'สีแดง' และทีมที่รับผิดชอบแผงควบคุมเริ่มคิดว่าพวกเขามีคำตอบที่ถูกต้องและลังเลที่จะปรับเปลี่ยนโดยไม่คำนึงถึงความคิดเห็นที่ ความรู้สึกขององค์กร
การเปิดตัว dash มีสามองค์ประกอบ:
- พัฒนางานนำเสนอให้กับทั้งองค์กร (หลาย ๆ ครั้ง) ให้ทีมผู้บริหารเปิดเผยคณะกรรมการอย่างเปิดเผยและบรรลุข้อตกลงในขั้นตอนต่อไป
