กระบวนการนี้เป็นกระบวนการที่ทำให้เรามี "แม่แบบ" ที่ทำหน้าที่เป็นแนวทางสำหรับผู้ที่เกี่ยวข้องในโครงการและนอกจากนี้เป็นกระบวนการที่รักษาผลงานแต่ละอย่างที่สอดคล้องกับโครงการ ทั้งหมดนี้เพื่อที่ว่าเมื่อพวกเขาได้รับการดำเนินการทีมผู้บริหาร - และเขตหรือทีม "ปฏิบัติการ" - เข้าใจสิ่งที่พวกเขาทำและวิธีที่พวกเขาทำมัน
นี่เป็นองค์ประกอบที่สำคัญมากในการพัฒนารายงานความคืบหน้าและสร้างสต็อกของบทเรียนที่เรียนรู้โดยไม่นับว่าช่วยให้กำลังใจในการทำงานของกลุ่มเพราะสมาชิกไม่เพียง แต่รู้ว่าสิ่งที่คาดหวังของแต่ละทีม แต่เข้าใจว่าทั้งหมด สิ่งที่ส่งมอบและงานมีปฏิสัมพันธ์ซึ่งกันและกันเพื่อให้บรรลุจุดจบและวิธีการที่ทีมอื่นทำส่วนของงาน
เป็นมูลค่าการกล่าวขวัญว่ากระบวนการที่ทีมใช้ไม่ได้ จำกัด อยู่เพียงแค่ความรู้ที่ใช้ในการจัดการโครงการ พวกเขาสามารถรวมอะไรจากปัญหาการเข้าถึงการสร้างเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกรณีธุรกิจหรือรหัสระบบปรับปรุงตารางโครงการการทดสอบการทำงานของระบบและงานอื่น ๆ อีกมากมายที่ต้องทำ พัฒนาระหว่างการรับรู้โครงการแม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้เชื่อมโยงโดยตรงกับสิ่งที่ส่งมอบเฉพาะของโครงการ แน่นอนว่าจะมีองค์กรที่กระบวนการอย่างเป็นทางการจัดตั้งขึ้นเพื่อสร้างกระบวนการใหม่… แต่นั่นอาจจะเป็นระบบราชการหรือที่พูดเกินจริง - หรือบางทีอาจเป็นทางพยาธิวิทยา -; อย่างไรก็ตามแต่ละองค์กรเป็นโลกที่ทำงานภายใต้กฎของตัวเอง
โดยไม่คำนึงถึงจำนวนและกระบวนการที่ใช้ในโครงการสิ่งที่สำคัญที่สุดคือการประเมินอย่างต่อเนื่อง หากเป้าหมายที่ตั้งไว้ไม่ได้รับการปฏิบัติแม้ว่าจะมีเพียงน้อยมากกระบวนการก็จะต้องได้รับการตรวจสอบอีกครั้งและความรับผิดชอบนี้จะอยู่ในทีมบริหารโครงการ เราต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการได้รับการปรับปรุงเพื่อให้เป็นประโยชน์ต่อทั้งโครงการปัจจุบันและโครงการในอนาคต เริ่มแรกเราจะต้องมีความละเอียดรอบคอบและมีเป้าหมายกับกระบวนการที่เราใช้ หากจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงในโครงการและโดยเฉพาะอย่างยิ่งในโครงการที่อยู่ในช่วงดำเนินการเราต้องดำเนินมาตรการที่จำเป็นและเข้าใจว่าจะต้องมีการดำเนินการ (หรือดำเนินการถ้ามันเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงหลายอย่าง) ให้ดำเนินการด้วยความระมัดระวังอย่างยิ่งเพราะเราอยู่ในภูมิประเทศที่ไม่คุ้นเคย - ไม่สำคัญว่าเราเรียนรู้กระบวนการหรือไม่กี่ครั้งที่เราทำมันออกมา… การเปลี่ยนแปลงสามารถเปลี่ยนเป็นสิ่งใหม่ได้อย่างสมบูรณ์
แต่เพื่อลดความเสี่ยงที่เป็นไปได้และงานที่ต้องทำเราขอแนะนำให้คุณพิจารณาห้าขั้นตอนที่จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณกำลังประเมินกระบวนการของคุณอย่างระมัดระวังและแก้ไขสิ่งที่จำเป็นอย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ละเลย ข้อควรระวังในเวลาใดก็ได้ ด้วยวิธีนี้ทีมงานโครงการสามารถนำมาใช้และก้าวไปข้างหน้าเพราะตอนนี้พวกเขามีกระบวนการที่ดีขึ้น
ขั้นตอนที่ 1: ประเมิน
เกิดอะไรขึ้นกับกระบวนการนี้? ดูอย่างระมัดระวังและใส่ใจในรายละเอียดว่าอย่างรวดเร็วก่อนออกจากสถานที่สิ่งแรกที่เราควรทำคือบันทึกที่เราสังเกตเห็นสิ่งที่ไม่ทำงานหรือขัดขวางกระบวนการ ทีนี้ไม่ควรที่จะหมดแรงหรือค้นพบเธรดสีดำทิ้งเอกสารที่อ้างถึงน้อยกว่า… เพราะนี่ไม่ใช่เวลาที่เหมาะสมในการทำเช่นนั้น หากโครงการกำลังทำงานอยู่โอกาสที่จะมีเวลาไม่เพียงพอหรือทรัพยากร - และเป็นไปได้ว่าจะไม่มี - เพื่อออกแบบกระบวนการใหม่ทั้งหมด ดังนั้นเพื่อไม่ให้เหนื่อยล้ามากเกินไปการประเมินควรมุ่งเน้นไปที่องค์ประกอบหรือองค์ประกอบที่ก่อให้เกิดปัญหาผู้ที่ "เสียหาย" ภายในกระบวนการตามที่ได้ดำเนินการจนถึงปัจจุบัน แน่นอน,มันอาจใช้เวลาวิจัยและการอภิปรายอย่างจริงจังมากขึ้นในหมู่สมาชิกในทีมเพื่อเปิดเผยส่วนเฉพาะของกระบวนการนี้; แต่เมื่อเราได้ระบุรายการที่ไม่ทำงานแล้วหัวหน้าโครงการสามารถระบุสาเหตุที่ไม่ได้ เราคิดว่าการดำเนินการตรวจสอบประวัติของกระบวนการจะเป็นประโยชน์และประโยชน์ในระหว่างการประเมินผลของเรา การรู้ว่าทำไมจึงทำการก่อตั้งขึ้นมาเหมือนเดิมสามารถช่วยให้เราเข้าใจได้ว่าทำไมมันถึงไม่ทำงาน 100% แม้ว่ามันจะเป็นจริงที่ส่วนที่ไม่ทำงานอาจเป็นส่วนเล็ก ๆ ของกระบวนการทั้งหมด แต่ก็มีเหตุผลที่จะสมมติว่าจะมีขั้นตอนเพิ่มเติมทั้งก่อนและหลัง - ซึ่งจะได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงที่ต้องทำและด้วยเหตุนี้,เราต้องคำนึงถึงพวกเขาในระหว่างการประเมิน
ขั้นตอนที่ 2: รับข้อเสนอแนะและบันทึก
ทีนี้ตอนนี้เราได้ประเมินกระบวนการและได้ระบุขั้นตอนของกระบวนการที่เราจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงในฐานะผู้นำโครงการเราควรขอความคิดเห็นและข้อเสนอแนะจากทีมงานโครงการและผู้เชี่ยวชาญบางเรื่องเกี่ยวกับสิ่งที่สามารถทำได้เพื่อแก้ปัญหา. หากมีการเปลี่ยนแปลงกระบวนการผู้ใช้ควรให้ความเห็นเกี่ยวกับสิ่งที่อาจทำงานได้ดีที่สุดเนื่องจากเป็นแหล่งข้อมูลที่ดีที่สุดเพื่อยืนยันสิ่งที่อาจใช้งานได้และสิ่งใดจะไม่ทำงานเลย ความคิดเหล่านี้มีความสำคัญต่อการตรวจสอบกระบวนการแม้ว่าในหลาย ๆ ครั้งคนที่ดำเนินการอาจไม่สามารถมองเห็นภาพรวมได้โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าบางส่วนของกระบวนการตัดกับทรัพยากรหรือทีมอื่น ๆ ภายในโครงการและจากนั้นสมาชิกของทีม "ผู้สร้าง" จะไม่ติดตามเขา ดังนั้นหัวหน้าโครงการควรรวบรวมความคิดเห็นนี้และตรวจสอบอย่างรอบคอบเพื่อให้พวกเขาสามารถสร้างการตรวจสอบที่ถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 3: ร่าง
นี่คือช่วงเวลาที่เราใช้ดินสอในการทำงานและเริ่มคิดสถานการณ์การเปลี่ยนแปลง เราต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษในการพิจารณาผลกระทบที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงตามแผนที่วางไว้ นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องเก็บบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำไว้อย่างสมบูรณ์เพื่อให้ผู้ที่ทำกระบวนการสามารถเห็นพวกเขาได้อย่างง่ายดาย อาจจำเป็นต้องสร้าง“ ตารางอ้างอิง” หรือ“ คู่มือฉบับย่อ” เนื่องจากเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้และช่วยเหลือผู้อื่นในการใช้งานและเพื่อให้สามารถอยู่ในกระบวนการตามที่สำนักงานจัดการกำหนด ของโครงการ (PMO) อย่างไรก็ตามเราต้องเตือนคุณ: การสเก็ตช์ไม่สามารถทำได้อย่างแยกและแน่นในทำนองเดียวกันกับที่ได้รับความคิดเห็นและแนวคิดเกี่ยวกับสิ่งที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้จำเป็นต้องรับความคิดเห็นเฉพาะเกี่ยวกับเอกสารที่สร้างขึ้นในขั้นตอนนี้และนอกจากนี้ความคิดเห็นควรมาจากผู้ใช้โดยตรงและผู้ที่สามารถมองเห็นได้ มีส่วนร่วมในกระบวนการในทางใดทางหนึ่ง
ขั้นตอนที่ 4: สื่อสาร
เมื่อร่างได้กลายเป็นร่างสุดท้าย - เนื่องจากเราขัดมันให้มากที่สุดแล้วหัวหน้าโครงการควรสื่อสารกับทีมของเขาว่ามีกระบวนการแก้ไข สิ่งนี้ควรทำก่อนการติดตั้งที่มีประสิทธิภาพ แต่เราแนะนำว่าอย่าเร็วเกินไป ทำไม? เหตุผลของเราคือถ้าเราทำล่วงหน้าเราจะเสี่ยงต่อทีมที่ลืมข้อมูลสำคัญที่เราพยายามสื่อสารกับพวกเขา การสื่อสารนี้ควรโดยตรงและควรมีข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการเท่านั้น ไม่มีอะไรเพิ่มเติมอีกแล้วตั้งแต่ที่ดีที่สุดทีมรู้เหตุผลแล้วว่าทำไมการเปลี่ยนแปลงจึงเกิดขึ้นและทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทั่วไปที่พวกเขาทำและวัตถุประสงค์ เพราะทั้งหมดนี้ในความสำเร็จพวกเขาเพียงแค่ต้องเข้าใจสิ่งที่เปลี่ยนแปลงภายในงานหรืองานที่พวกเขาดำเนินการ นอกจากนี้คุณยังต้องสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้บริหารเนื่องจากเป็นสิ่งจำเป็นที่จะทำให้พวกเขาได้รับทราบถึงการปรับปรุงและวิธีการที่พวกเขาจะได้รับประโยชน์จากโครงการทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 5: ใช้งาน
ขั้นตอนสุดท้ายคือการเปิดตัวกระบวนการที่แก้ไข อย่างไรก็ตามควรสังเกตว่าเป็นไปได้มากที่จำเป็นต้องมี "การอนุมัติอย่างเป็นทางการ" ก่อนที่จะเริ่มดังนั้นจึงต้องได้รับโดยเร็วที่สุดเพื่อไม่ให้งานในโครงการไม่เห็น ล่าช้าขัดขวางหรือกักตัว ตามหลักการแล้วในตอนนี้รายละเอียดทั้งหมดได้รับการคุ้มครองและทรัพยากรพร้อมและเพื่อดำเนินการตามกระบวนการที่ได้รับการแก้ไขจะต้องมีการกระทำที่เรียบง่ายเพียงแค่ส่งอีเมลหรือโทรศัพท์เท่านั้น ไปยังคณะกรรมการที่ทรัพยากรทั้งหมดที่เกี่ยวข้องได้รับแจ้งว่าพวกเขาสามารถเริ่มใช้งานได้
เมื่อทำสิ่งนี้เสร็จหัวหน้าโครงการอาจใช้เวลาสักครู่ในการผ่อนคลายด้วยความมั่นใจว่าโครงการกำลังดำเนินไปเรื่อย ๆ จนเป็นไปได้… จนกว่าจะมีคนอื่นชี้ให้เห็นว่ามีอีกส่วนหนึ่งของกระบวนการที่ไม่ทำงาน.
บางทีสิ่งที่เราพูดถึงในตอนเริ่มต้นเกี่ยวกับการมีอยู่ของกระบวนการเพื่อประเมินกระบวนการไม่ได้ถูกนำมาใช้อีกต่อไปใช่ไหม?
